Gruppenarbeiten online managen: Unsere Top 5 Apps

StudierenPlus ist ein Blog von Absolventen für Studierende. Wir sitzen überall in Deutschland verteilt und kommunizieren fast ausschließlich online miteinander. So lässt sich für alle Beteiligten Studium, Familie, und sonstige Verpflichtungen am besten miteinander vereinbaren. Wir arbeiten alle im Homeoffice zeit- und ortsunabhängig vom restlichen Team. Nichtsdestotrotz ziehen wir alle gemeinsam am gleichen Strang für ein gemeinsames Ziel. Aber wie schaffen wir das, ohne uns regelmäßige persönlich zu treffen? Und wie kann  dir dieses Wissen in deiner nächsten Gruppenarbeit helfen?

Wir verwenden diverse  Tools, um online zusammen a einem Projekt zu arbeiten und miteinander zu kommunizieren. Diese Tools haben sich über Jahre hinweg für uns etabliert. Deshalb wollen wir sie dir heute vorstellen,  damit du in Zukunft auch deine Gruppenarbeiten (wie z.B. Referate und Projektberichte) mit deiner Gruppe online managen kannst.

Basics für erfolgreiche Gruppenarbeiten

Du arbeitest mit Menschen zusammen, die nicht alle zur selben Zeit können. Früher war dies ein großes Hindernis bei Gruppenarbeiten. Heute hilft die Technik weiter. Teamarbeit passiert heute online zwischen Menschen auf unterschiedlichen Kontinenten, die sich noch nie gesehen haben. Das gilt auch für das Team von Studierenplus. Weshalb die Vereinbarkeit von Studium und Familie und Beruf hier so gut klappt.Damit Gruppenarbeiten gelingen, braucht ihr aber unbedingt:

1. Einen Teamleader
2. Klare Aufgabenverteilung
3. Einen Projektplan mit Meilensteinen und festen Terminen
4. zuverlässige und schnelle Kommunikationskanäle
5. für alle nachvollziehbare Recherche und Zugriff auf selbige

Alle Aspekte sind analog wie auch digital zu etablieren. Besonders erfolgreiche Gruppenarbeiten sind Resultat aus einer Mischung guter Kommunikation und Zuverlässigkeit.

Gruppenarbeiten via Internet

Bei uns haben sich über die Jahre diverse Kommunikationskanäle etabliert. Wichtig ist für uns, dass alle Tools stets mit iOs, Mac, Windows und Android funktionieren. Immerhin müssen wir jederzeit mit der vorhandenen Technik arbeiten können.

​Mindmaps ​für Champions 

​Du möchtest eine Mindmap erstellen und diese mit deiner Gruppe teilen? Dann ist Studysmarter eine gute Option. Hier kannst du einfach und komfortabel deine Mindmap erstellen, egal ob online oder per App. Das Tool hilft dir auch dabei deine Lernunterlagen zusammenzustellen und Karteikarten daraus zu generieren. Natürlich könnt ihr euch alles für eine Präsentation dort zusammen tragen und euch daraus Karteikarten als Gedächtnisstütze vorbereiten. Dann bist du ​der erste Studi, der seine Notizen auf dem Handy und nicht auf einem Zettel hat 😉

WhatsApp, Skype & Slack

Wir arbeiten so gut wie nie mit WhatsApp. WhatsApp Gruppen sind einfach zu chaotisch und undurchsichtig, um strukturiert miteinander zu kommunizieren. WhatsApp, SMS und Telefonate sind unsere Notkanäle für Einzelgespräche, wenn es gerade dringend ist und etwas Bestimmtes zwischen zwei bestimmten Personen sofort geklärt werden muss. Es ist nicht nötig, das gesamte Team an solchen Einzelabsprachen live teilhaben zu lassen. Wenn das Gespräch für alle relevant ist, reicht es den anderen im Anschluss eine Zusammenfassung der Ergebnisse zukommen zu lassen.

Relativ häufig nutzen wir Skype, um miteinander zu sprechen. Vor allem Vorstellungsgespräche neuer Teammitglieder organisieren wir darüber. Ideal ist Skype auch, wenn man jemandem neue Funktionen bzw. Aufgaben erklären will. Indem ich meinen Bildschirm teile, kann ich allen neuen Teammitgliedern unsere Tools zeigen und direkt erklären, wie sie funktionieren. Genauso als würden sie mir beim Arbeiten über die Schulter schauen.

Ein von vielen Unternehmen gelobtes Kommunikationstool ist Slack. Es erinnert ein bisschen an WhatsApp und Facebook ist aber auf die Bedürfnisse von professionellen Teams ausgerichtet.  Hier können diverse Funktionen wie z.B. Kalender und Chatbots hinzugefügt und einzelne Kanäle für diverse bestimmte eingerichtet werden.

WordPress

WordPress ist das weltweit meist genutzt Content Management System. Es ist kostenlos und die Basis von StudierenPlus.de. Wir können hier unabhängig voneinander Texte erstellen, verändern, korrigieren und kommentieren ohne uns gegenseitig ins Gehege zu kommen. Für jeden ist ersichtlich, was wann von wem geändert wurde. Man sieht direkt den Bearbeitungsstatus (Entwurf, Review und Veröffentlicht).

CMS wie WordPress kann man natürlich auch nutzen, um z.B. gemeinsam an einem Projektbericht zu arbeiten, an dem jeder ein anderes Kapitel übernimmt.

Google Docs und Microsoft Office 365

Mit Google Docs können mehrere Personen gemeinsam an einem Textdokument arbeiten. Alle Änderungen werden in Echtzeit übermittelt. Auch Microsoft bietet mittlerweile ähnliche Funktionen an, sodass man gemeinsam in Word, Excel und Powerpoint arbeiten kann, wobei da die Änderungen erst nach dem Speichern für andere sichtbar werden und somit die Gefahr besteht, versehentlich diverse Versionen eines Textes unbeabsichtigt zu überschreiben. Mir ist das in meiner Masterarbeit leider passiert, sodass diverse Schreibfehler in der ausgedruckten Arbeit plötzlich wieder auftauchten, die ich glaubte, korrigiert zu haben.

Dropbox andere Cloud Dienste

Für StudierenPlus nutzen wir mittlerweile einen eigenen Server mir Owncloud für unsere Dokumentenablage, um den deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden. Für Gruppenarbeiten im Studium haben wir uns hauptsächlich auf Dropbox verlassen. Das war super einfach und kennt praktisch jeder.